Auszug aus "Goldratt und die Theory of Constraints" von Uwe Techt.
Wie werden Projekte noch schneller?
Ihre Projekte werden nicht rechtzeitig fertig? Sind teurer als geplant? Bringen oft nicht das, was sie bringen sollen? Das ist nicht ungewöhnlich … der Engpass im Projekt wird nicht erkannt und erst recht nicht genutzt.
Das magische Dreieck
Mindestens drei Zusagen muss der Projektleiter einhalten, wenn er ein Projekt erfolgreich abschließen will: er muss rechtzeitig fertig werden, darf das Budget nicht überschreiten und muss das abliefern, was versprochen wurde.
Aber: Murphy lebt, es kommt etwas dazwischen, zum Beispiel: Mitarbeiter werden mit ihrem Arbeitspaket nicht rechtzeitig fertig, Lieferanten schicken das falsche Material, ein Teil ist teurer als erwartet, es gibt Änderungen, …
Und das bringt Ihren Projektleiter in Schwierigkeiten. Warum? Das magische Dreieck bringt ihn in ein Dilemma: Eine der drei Projektzusagen (Termin, Budget, Inhalt) ist gefährdet. Er muss aktiv werden. Nur was soll er tun, ohne dadurch die anderen Zusagen zu gefährden. Denn: er hat – wenn überhaupt – dann doch nicht genug Sicherheit für alle Eventualitäten in seinem Projektplan.
Gibt es überhaupt Sicherheiten im Projekt? Das wollen wir uns jetzt anschauen:
Problem: versteckte Sicherheiten
Jeder der seinen Chef oder seine Chefin auf den Flughafen fährt und gefragt wird, wie lange er dafür braucht, wird eine kleine Zeitreserve einbauen - oder?
Zeitschätzungen für einzelne Projektschritte werden mit Reserven für Unvorhergesehenes abgegeben. Diese Zeitschätzungen werden dann in den Projektplan eingetragen und sind damit von einer "Schätzung" zu einer "festen Terminzusage" mutiert. Aus der Schätzung resultiert ein Termin. Dieser Termin ist verbindlich und muss eingehalten werden.
Nun fragen Sie sich einmal selbst, wie Sie als Mitarbeiter eine Zeitschätzung abgeben, wenn Sie wissen, dass daraus ein fester Termin errechnet wird, den Sie unbedingt einhalten müssen. Sie werden wohl eine Zeitschätzung abgeben, die Sie mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit (90% oder mehr) einhalten können. Schätzungen enthalten also erhebliche Zeitpuffer.
Wie groß dieser Puffer ist, erkennen Sie, wenn Sie das folgende Gedankenexperiment durchführen:
Sie sollen eine Zeitschätzung für eine Projektaufgabe abgeben, die nicht besonders anspruchsvoll ist und die Sie daher recht gut überschauen können. Sie wissen, dass Sie die Aufgabe - wenn Sie ungestört arbeiten können und nicht doch noch eine unerwartete Schwierigkeit auftaucht - in 80 Stunden, also in zehn Arbeitstagen erledigt haben können. Vielleicht brauchen Sie sogar nur acht Tage, wenn Sie sich für diese Aufgabe zurückziehen und jede Störung abschalten könnten.
Sie wissen, dass sich Störungen nicht vermeiden lassen. Sie werden von Kollegen, von Ihrem Chef, von Mitarbeitern beansprucht. Es kommt zu Prioritätsverschiebungen. Dennoch müssen Sie eine Zeitschätzung abgeben, die Sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit einhalten können.
Wie viele Tage werden Sie nennen, wenn Sie den von Ihnen geschätzten Termin einhalten MÜSSEN?
8 Tage? 10 Tage? 12 Tage? 15 Tage? 20 Tage?
Möglicherweise würden Sie folgendes denken:
(1) Normalerweise (mit einer Wahrscheinlichkeit von 50%) müsste ich es in 10 bis 11 Tagen schaffen können.
(2) Wenn alles gut läuft, schaffe ich es sogar in 8 bis 9 Tagen – auf keinen Fall geht es unter 8 Tagen, denn die 8 Tage brauche ich, wenn ich ununterbrochen daran arbeite.
(3) Es könnten Störungen eintreten, die dazu führen, dass ich andere Projekte parallel bearbeiten muss. Dann werden es 15 bis 20 Tage.
(4) Es könnte sein, dass noch Schwierigkeiten in der Aufgabe selbst auftreten. Dafür sollte ich ein paar Tage Sicherheitsreserve einplanen.
(5) Alles in allem bin ich nur dann auf der sicheren Seite, wenn ich 20 bis 22 Tage angebe.
(6) Wenn ich Pech habe, und Hr. Müller mal wieder ausfällt, dauert es noch viel länger.
Die Verteilung ist asymmetrisch: Bei einer Erhöhung der Sicherheit muss überproportional Puffer hinzugefügt werden. Und: je größer die Unsicherheit der Umgebung in der man arbeitet, desto größer muss die Sicherheit (und damit auch der Zeitpuffer) sein, die in Zeitschätzungen eingebaut wird.
In vielen Projekt-Umgebungen ist wenigstens die Hälfte der geschätzten Zeit Puffer.
Was passiert, wenn in Projektschritten Puffer eingebaut sind? Werden diese tatsächlich genutzt, um das Projekt vor Verzögerungen zu schützen?
Wenn ja, dann müssten die meisten Projekte doch rechtzeitig fertig werden. Tun sie das?
